是时候更换 我们的业主协会领导层了

全新 FOB 政策、费用及推行计划

新的门禁钥匙扣（fob）系统引发了人们对成本、便利性和透明度的担忧。根据现行流程，每户仅限领取一个钥匙扣，且必须通过挂号信寄送；若需更换或重新寄送，业主可能面临高额费用及长达90天的处理周期。目前尚未提供安全的现场领取选项。

当某位业主报告未收到初始钥匙扣并申请重新寄送时，被要求支付30美元的重寄费。当业主质疑该费用的收费依据及相关授权政策时，这些疑问未得到任何回应。

尽管业主多次要求董事会说明收取该费用的既有依据，但董事会始终未能提供相关授权文件。相反，董事会随后通过了一项关于钥匙扣的修订案，正式确立了收费标准。这一连串事件引发了严重疑虑：董事会似乎并非在既有授权范围内征收费用，而是在收费依据受到质疑后，才采取行动将该政策正式化。这可被视为一种试图对既有收费模式进行事后追认或溯及既往认可的行为。

现任董事会主席在回应有关费用、挂号信寄送以及新发或补发钥匙扣的咨询时，作出了如下表述：

“不，挂号信无人认领时，我没想过要给你打电话。如果你改变主意愿意交费，你有我的联系方式。”

“更换卡片收费100美元，挂号信重寄费30美元。整个流程大约需要90天。如果你需要我启动这个流程，请告诉我。”

“不，我不会很快寄出的。”

我们认为，社区设施的使用权应当通过合理且透明的流程来管理——这包括明确的收费标准、切实可行的交付或领取方式，以及在业主质疑收费依据时给予及时答复。此外，补发流程不应耗时90天，因为这实际上等于剥夺了业主在整个季节使用社区设施的权利。

集中控制与服务延误

自取消现场管理服务以来，现任董事会主席日益频繁地介入社区日常事务，实际上已成为处理许多常规请求的主要联络人。

诸如门禁钥匙（key-fob）问题、会所使用与租赁以及其他业主请求等常规事项，现均由管理方转交至董事会主席处审批，而非由管理方直接处理。与此同时，业主们反映存在沟通未获回复、需反复跟进以及涉及主席审批的事项处理延误等问题。

这种情况造成了不必要的流程瓶颈。我们认为，应当明确区分董事会的治理与监督职责和管理方的日常行政职能；应赋予专业管理方相应的权限，以高效执行董事会制定的各项政策。

未能充分回应业主的关切

业主应当能够提出合理的关切，获得及时且尊重的回应，并了解为解决这些问题所采取的行动。许多居民对自身问题和关切的处理方式感到不满。

业主反映，他们发送的邮件和提出的请求往往石沉大海，处理过程拖延严重，且需要反复跟进。一些居民形容收到的回复态度敷衍或缺乏尊重，这让他们感到自己的关切未受重视。

在董事会（BOD）会议期间也出现了类似的问题。在 Zoom 会议上提出意见的居民反映，他们曾被静音或被阻止继续发言。尽管合理的会议程序必不可少，但业主仍应享有充分表达意见的机会。

业主提出的问题也未能一贯地体现在董事会会议纪要中，即便居民已明确要求将相关关切记录在案。由于缺乏关于重大关切、承诺的后续跟进或实际行动的有效记录，业主很难判断问题究竟是得到了解决，还是在会议结束后便不了了之。

我们还希望恢复“线上线下结合”的董事会会议模式，让业主能够选择亲临现场或在线参与，从而为邻里之间、以及邻里与董事会成员之间的直接交流创造更多机会。

供应商审核与招标流程

业主将大笔社区资金交由董事会管理；我们认为，重大服务合同的授予应遵循透明且具有竞争性的流程，以确保在价格、资质、经验和服务质量方面获得最佳组合。

现任董事会主席曾表示，业主协会（HOA）在选择供应商之前“无需”进行多方比价。无论法律在何种具体情况下强制要求多方比价，我们都认为，只要条件允许，竞争性招标应成为常态化做法。

居民们也对董事会选定的某些承包商提出了质疑，其中包括负责景观美化和除雪服务的 Western Underground Utilities 公司。人们关注的焦点包括该公司的经验与业务背景，以及其是否具备从事相关工作所需的全部资质许可。

当出现此类疑问时，业主有权要求查看相关文件，并获得关于那些使用协会资金聘用的公司资质的明确答复。

失去现场支持

在现任董事会的领导下，我们的驻场管理人员职位被取消，导致业主失去了此前在社区内享有的那种持续、专业的管理服务。现任董事会主席已明确表示，她“绝不”支持恢复驻场管理——哪怕只是兼职形式。

自驻场管理人员离职以来，居民们反映社区违规现象有所增加，小区的整体外观和维护状况也每况愈下。

与此同时，发现问题、记录违规行为、拍照取证以及举报涉及邻居的问题等责任，越来越多地落在了业主肩上。即便居民投入时间和精力去履行这些职责，后续的跟进与执行情况往往也令人感到沮丧。

业主不应被迫去监督邻居，以维持基本的社区规范。我们认为，专业的管理方应当发挥更积极的作用，客观且一贯地识别并解决这些问题。

服务与代表权的平等

居民们对 Hidden Creek 社区内投资、服务及维护工作分配不均的问题表示了关切。

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公寓业主也表达了不满：尽管他们缴纳的 HOA（社区业主协会）会费与其他类型住宅的业主相同，但享受到的 HOA 资助服务却相对较少。此前，公共区域的景观美化和除雪服务均由 HOA 统一提供，但后来 HOA 将其认定为“与公寓相关”的区域排除在了这些服务范围之外。因此，COA（公寓业主协会）不得不自行安排并出资提供这些原本由 HOA 负责的服务；对于那些已同时向两个协会缴纳会费的公寓业主而言，这无疑增加了额外的经济负担与责任。

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这些问题引发了一个更深层次的思考：HOA 的资源、服务与关注度，是否在整个 Hidden Creek 社区内得到了公平合理的分配？

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我们认为，各个地块（Land Bay）及各类住宅形式都应享有平等的代表权。社区资源的分配应基于客观需求、可用资金、长期规划以及透明的决策机制，并以此确定优先次序。

关于业主委员会的立场逆转

在7月份的董事会会议上，业主们询问了关于重启HOA（业主协会）各委员会及小组事宜。当时的董事会主席与副主席最初均对此表示支持，并指出会所可用于此类活动。

9月2日，业主们在会所召开了首次“探索委员会”会议，约14名居民亲临现场，另有数人通过Zoom远程参与。当时的董事会主席也出席了会议。尽管会议旨在确定工作重点并制定志愿者参与框架，但该主席却因会议未能当场确定具体的志愿者分工而表现出不满。当一位业主表示自己已报名成为志愿者时，多位与会者认为该主席的回应态度轻蔑且带有嘲讽意味。

尽管如此，参与的业主们并未放弃，而是继续推进工作：他们制定了一份全面的社区问卷，旨在了解居民的关切、关注重点及志愿服务意愿，并由一名志愿者自费购买了专用网址 HiddenCreekSurvey.org。

当该小组试图安排9月16日的后续会议时，管理方告知，当时的董事会主席表示该会议“未获董事会批准”，因此会议日期前无法获准使用会所。于是，小组改用Zoom举行会议，审阅了问卷草案，并准备在下一次董事会会议上汇报进展。

在那次董事会会议上，一位业主汇报了探索委员会的进展情况以及在申请使用会所时遇到的阻碍。当时的董事会主席声称自己对这些会议“不感兴趣”，并质疑其他董事会成员是否感兴趣；她将参与的业主称为“不受管束的（rogue）”团体，并坚称在9月2日的会议上无人报名成为志愿者——尽管当时确实有业主明确表示过自己已报名参与。

我们认为，这种态度与7月份时表达的支持形成了令人不安的反差，且对于那些积极寻求参与社区事务的业主而言，这是一种不必要的对抗性姿态。对于愿意贡献时间和专业知识的居民，应当予以鼓励，而非打击。我们认为，董事会应积极欢迎运作良好的委员会，建立明确的参与流程，并为业主贡献时间和专业知识以改善 Hidden Creek 社区创造便利条件。