अब हमारी HOA लीडरशिप में बदलाव का समय आ गया है।

नई FOB पॉलिसी, फीस और रोलआउट

नए की-फ़ॉब (key-fob) सिस्टम को लेकर लागत, सुविधा और पारदर्शिता के बारे में चिंताएँ पैदा हुई हैं। मौजूदा प्रक्रिया के तहत, हर घर को सिर्फ़ एक फ़ॉब मिलता है, फ़ॉब सर्टिफ़ाइड मेल से भेजे जाते हैं, और घर के मालिकों को इसे बदलने या दोबारा डिलीवर करवाने के लिए भारी फ़ीस देनी पड़ सकती है और इसमें 90 दिन का समय लग सकता है। साइट पर सुरक्षित रूप से फ़ॉब लेने (पिकअप) का कोई विकल्प नहीं दिया गया है।

जब एक घर के मालिक ने बताया कि उन्हें पहला फ़ॉब नहीं मिला है और दोबारा डिलीवरी की मांग की, तो $30 की रीसेंड फ़ीस (दोबारा भेजने की फ़ीस) मांगी गई। जब उस फ़ीस के आधार और उसे मंज़ूरी देने वाली पॉलिसी के बारे में सवाल उठाए गए, तो उन सवालों का कोई जवाब नहीं दिया गया।

जब बोर्ड से बार-बार फ़ॉब फ़ीस के लिए मौजूदा अधिकार के बारे में पूछा गया, तो उन्होंने घर के मालिक को वह अधिकार नहीं बताया। इसके बजाय, बोर्ड ने बाद में एक 'फ़ॉब अमेंडमेंट' (संशोधन) अपनाया जिससे फ़ीस का स्ट्रक्चर औपचारिक रूप से तय हो गया। इस घटनाक्रम से एक बड़ी चिंता पैदा होती है: जिस अधिकार के तहत फ़ीस पहले ही लगाई जा चुकी थी, उसे बताने के बजाय, ऐसा लगता है कि बोर्ड ने अधिकार पर सवाल उठाए जाने के बाद पॉलिसी को औपचारिक बनाने के लिए बाद में कार्रवाई की। इसे पुराने फ़ीस स्ट्रक्चर को बाद में मंज़ूरी देने या रेट्रोएक्टिव (पिछली तारीख से लागू) मंज़ूरी की कोशिश के तौर पर देखा जा सकता है।

मौजूदा बोर्ड प्रेसिडेंट ने फ़ीस, सर्टिफ़ाइड मेल और नए या रिप्लेसमेंट फ़ॉब भेजने के बारे में पूछे गए सवालों के जवाब में ये बातें कहीं:

"नहीं, जब सर्टिफ़ाइड मेल बिना क्लेम किए वापस आ गया, तो मैंने आपको फ़ोन करने के बारे में नहीं सोचा। अगर फ़ीस के बारे में आपका मन कभी बदले, तो आपके पास मेरी कॉन्टैक्ट जानकारी है ही।"

"कार्ड बदलने का चार्ज $100 है और सर्टिफ़ाइड मेल से दोबारा भेजने का $30 है। इस प्रक्रिया में लगभग 90 दिन लगते हैं। मुझे बताएँ कि क्या मुझे प्रक्रिया शुरू करनी चाहिए।"

"नहीं, मैं इसे जल्द नहीं भेजूँगा।"

हमारा मानना ​​है कि कम्युनिटी सुविधाओं तक पहुँच एक उचित और पारदर्शी प्रक्रिया के ज़रिए होनी चाहिए—जिसमें फ़ीस साफ़ तौर पर तय हो, डिलीवरी या पिकअप के व्यावहारिक विकल्प हों, और जब घर के मालिक किसी चार्ज के आधार पर सवाल उठाएँ तो उन्हें तुरंत जवाब मिले। साथ ही, रिप्लेसमेंट की प्रक्रिया में 90 दिन नहीं लगने चाहिए क्योंकि असल में यह पूरे सीज़न के लिए कम्युनिटी सुविधाओं तक पहुँच से वंचित करने जैसा है।

केंद्रीकृत नियंत्रण और सेवा में देरी

जब से ऑन-साइट मैनेजमेंट को हटाया गया है, तब से मौजूदा बोर्ड प्रेसिडेंट कम्युनिटी के रोज़मर्रा के कामों में ज़्यादा शामिल हो गई हैं और ऐसा लगता है कि वे कई आम अनुरोधों के लिए मुख्य संपर्क व्यक्ति बन गई हैं।

रोज़मर्रा के मामलों—जैसे कि की-फ़ॉब (key-fob) से जुड़ी दिक्कतें, क्लबहाउस का इस्तेमाल और रेंटल, और घर के मालिकों की दूसरी मांगें—को मैनेजमेंट सीधे संभालने के बजाय मंज़ूरी के लिए मौजूदा बोर्ड प्रेसिडेंट के पास भेज रहा है। साथ ही, घर के मालिकों ने बताया है कि उनके संदेशों का जवाब नहीं मिलता, बार-बार फ़ॉलो-अप करना पड़ता है, और जिन मामलों में उनकी भागीदारी ज़रूरी होती है, उनमें देरी होती है।

इससे काम में बेवजह रुकावट आती है। हमारा मानना ​​है कि बोर्ड की गवर्नेंस और देखरेख की ज़िम्मेदारियों और मैनेजमेंट के रोज़मर्रा के प्रशासनिक काम के बीच साफ़ अंतर होना चाहिए। प्रोफ़ेशनल मैनेजमेंट को बोर्ड द्वारा बनाई गई नीतियों को कुशलतापूर्वक लागू करने का अधिकार दिया जाना चाहिए।

घर के मालिक की चिंताओं का ठीक से समाधान न कर पाना

घर के मालिकों को अपनी जायज़ चिंताएँ बताने, समय पर और सम्मानजनक जवाब पाने और यह समझने का अधिकार होना चाहिए कि उनकी चिंताओं को दूर करने के लिए क्या कदम उठाए जा रहे हैं। कई निवासियों ने इस बात पर निराशा जताई है कि उनके सवालों और चिंताओं को कैसे निपटाया गया है।

घर के मालिकों ने बताया है कि उनके ईमेल और अनुरोधों का जवाब नहीं दिया जाता, बहुत ज़्यादा देरी होती है और बार-बार फ़ॉलो-अप करना पड़ता है। कुछ निवासियों ने कहा है कि जवाब टालने वाले या अनादरपूर्ण होते हैं, जिससे उन्हें लगता है कि उनकी चिंताओं को गंभीरता से नहीं लिया जा रहा है।

BOD (बोर्ड ऑफ़ डायरेक्टर्स) की बैठकों के दौरान भी ऐसी ही चिंताएँ सामने आई हैं। ज़ूम मीटिंग के दौरान मुद्दे उठाने वाले निवासियों ने बताया है कि उन्हें म्यूट कर दिया गया या अपनी बात पूरी करने से रोक दिया गया। हालाँकि मीटिंग के उचित नियम ज़रूरी हैं, फिर भी घर के मालिकों को अपनी बात रखने का सार्थक मौका मिलना चाहिए।

घर के मालिकों द्वारा उठाए गए मुद्दों को BOD मीटिंग के मिनट्स (कार्यवाही के विवरण) में भी हमेशा शामिल नहीं किया जाता, भले ही निवासियों ने अपनी चिंताओं को दर्ज करने का अनुरोध किया हो। महत्वपूर्ण चिंताओं, वादा किए गए फ़ॉलो-अप या की गई कार्रवाई का कोई ठोस रिकॉर्ड न होने के कारण, घर के मालिकों के लिए यह पता लगाना मुश्किल हो जाता है कि किसी मुद्दे का समाधान किया गया या मीटिंग के बाद वह बस गायब हो गया।

हम हाइब्रिड BOD मीटिंग्स को भी फिर से शुरू करना चाहेंगे, जिससे घर के मालिकों को व्यक्तिगत रूप से या वर्चुअली भाग लेने का विकल्प मिले और पड़ोसियों को अपने बोर्ड और एक-दूसरे के साथ सीधे जुड़ने के ज़्यादा मौके मिलें।

वेंडर की जांच और बोली लगाने की प्रक्रिया

घर के मालिक कम्युनिटी का काफ़ी पैसा बोर्ड को सौंपते हैं। हमारा मानना ​​है कि बड़ी सर्विस के कॉन्ट्रैक्ट एक पारदर्शी और कॉम्पिटिटिव प्रोसेस के ज़रिए दिए जाने चाहिए, ताकि कीमत, योग्यता, अनुभव और सर्विस का सबसे अच्छा कॉम्बिनेशन मिल सके।

मौजूदा बोर्ड प्रेसिडेंट ने कहा है कि वेंडर चुनने से पहले HOA के लिए कई बोलियां (bids) लेना "ज़रूरी नहीं" है। भले ही हर स्थिति में कानूनी तौर पर कई बोलियां लेना ज़रूरी न हो, हमारा मानना ​​है कि जब भी मुमकिन हो, कॉम्पिटिटिव बिडिंग एक स्टैंडर्ड प्रैक्टिस होनी चाहिए।

निवासियों ने बोर्ड द्वारा चुने गए कुछ कॉन्ट्रैक्टरों पर भी सवाल उठाए हैं, जिनमें लैंडस्केपिंग और बर्फ हटाने की सर्विस के लिए 'वेस्टर्न अंडरग्राउंड यूटिलिटीज' शामिल है। चिंताओं में कंपनी का अनुभव और बिज़नेस हिस्ट्री शामिल है, साथ ही यह सवाल भी कि क्या उनके पास काम के लिए सभी ज़रूरी लाइसेंस थे।

जब ऐसे सवाल उठते हैं, तो घर के मालिकों को उन कंपनियों की योग्यता के बारे में डॉक्यूमेंटेशन और साफ़ जवाब मिलने चाहिए जिन्हें एसोसिएशन के फंड से पेमेंट किया जा रहा है।

ऑन-साइट सपोर्ट का नुकसान

मौजूदा बोर्ड लीडरशिप के तहत, हमारे ऑन-साइट मैनेजर का पद खत्म कर दिया गया, और घर के मालिकों को वह लगातार प्रोफेशनल मदद मिलनी बंद हो गई जो उन्हें पहले कम्युनिटी में मिलती थी। मौजूदा बोर्ड प्रेसिडेंट ने कहा है कि वह ऑन-साइट मैनेजमेंट को वापस लाने का—चाहे पार्ट-टाइम आधार पर ही क्यों न हो—"कभी" समर्थन नहीं करेंगी।

​

इसके हटने के बाद से, निवासियों ने बताया है कि कम्युनिटी के नियमों के उल्लंघन के मामलों में बढ़ोतरी हुई है और इलाके की दिखावट और रखरखाव में गिरावट आई है।

​

साथ ही, समस्याओं की पहचान करने, उल्लंघनों का रिकॉर्ड रखने, तस्वीरें लेने और अपने ही पड़ोसियों से जुड़ी समस्याओं की रिपोर्ट करने की ज़िम्मेदारी घर के मालिकों पर ज़्यादा आ गई है। निवासियों के ऐसा करने के लिए समय निकालने के बावजूद, फ़ॉलो-अप और नियमों को लागू करने को लेकर निराशा रही है।

​

कम्युनिटी के बुनियादी स्टैंडर्ड्स को बनाए रखने के लिए घर के मालिकों को अपने पड़ोसियों पर नज़र रखने का काम नहीं करना चाहिए। हमारा मानना ​​है कि इन समस्याओं की निष्पक्ष और लगातार तरीके से पहचान करने और उन्हें हल करने में प्रोफेशनल मैनेजमेंट को ज़्यादा सक्रिय भूमिका निभानी चाहिए।

सेवाओं और प्रतिनिधित्व में समानता

निवासियों ने चिंता जताई है कि हिडन क्रीक में निवेश, सेवाओं और रखरखाव में एकरूपता नहीं रही है।

​

कोंडो मालिकों ने भी इस बात पर चिंता जताई है कि वे दूसरे घर मालिकों की तरह ही HOA असेसमेंट (शुल्क) देते हैं, फिर भी उन्हें HOA-फंडेड सेवाएं कम मिलती हैं। पहले कॉमन एरिया (साझा जगहों) के लिए लैंडस्केपिंग और बर्फ हटाने की सेवाएं HOA के ज़रिए दी जाती थीं, लेकिन अब जिन इलाकों को HOA कोंडो से जुड़ा मानता है, उन्हें इन सेवाओं से बाहर कर दिया गया है। नतीजतन, COA को उन सेवाओं के लिए अलग से व्यवस्था और फंडिंग करनी पड़ी है जो पहले HOA के ज़रिए मिलती थीं। इससे कोंडोमिनियम मालिकों पर अतिरिक्त खर्च और ज़िम्मेदारियां बढ़ गई हैं, जबकि वे पहले से ही दोनों एसोसिएशन को असेसमेंट का भुगतान करते हैं।

​

ये चिंताएं एक बड़ा सवाल खड़ा करती हैं: क्या HOA के संसाधनों, सेवाओं और ध्यान का बंटवारा पूरी हिडन क्रीक कम्युनिटी में निष्पक्ष रूप से किया जा रहा है?

​

हमारा मानना ​​है कि हर लैंड बे और हाउसिंग प्रकार को समान प्रतिनिधित्व मिलना चाहिए। कम्युनिटी के संसाधनों को वास्तविक ज़रूरतों, उपलब्ध फंडिंग, लंबी अवधि की योजना और पारदर्शी निर्णय-प्रक्रिया के आधार पर प्राथमिकता दी जानी चाहिए।

घर के मालिकों की कमेटियों के फ़ैसले में बदलाव

जुलाई में हुई BOD मीटिंग में, घर के मालिकों ने HOA कमेटियों/सब-कमेटियों को फिर से शुरू करने के बारे में पूछा। मौजूदा बोर्ड प्रेसिडेंट और वाइस प्रेसिडेंट ने शुरू में इस विचार का समर्थन किया और कहा कि क्लबहाउस का इस्तेमाल इस काम के लिए किया जा सकता है।

​

2 सितंबर को, घर के मालिकों ने क्लबहाउस में पहली 'एक्सप्लोरेटरी कमेटी' (जांच-पड़ताल करने वाली कमेटी) की मीटिंग की। इसमें लगभग 14 निवासी खुद शामिल हुए और कई अन्य ज़ूम (Zoom) के ज़रिए जुड़े। मौजूदा बोर्ड प्रेसिडेंट भी मीटिंग में शामिल हुईं। हालाँकि मीटिंग का मकसद प्राथमिकताएँ तय करना और वॉलंटियर की भागीदारी के लिए एक रूपरेखा तैयार करना था, लेकिन मौजूदा बोर्ड प्रेसिडेंट ने इस बात पर निराशा जताई कि वॉलंटियर के लिए खास काम पहले से तय नहीं किए गए थे। जब एक घर के मालिक ने कहा कि वे पहले ही वॉलंटियर बनने के लिए तैयार हो चुके हैं, तो कई लोगों को मौजूदा बोर्ड प्रेसिडेंट का जवाब नज़रअंदाज़ करने वाला और मज़ाक उड़ाने वाला लगा।

​

इसके बावजूद, शामिल होने वाले घर के मालिकों ने आगे बढ़कर निवासियों की चिंताओं, प्राथमिकताओं और वॉलंटियर बनने में उनकी दिलचस्पी का पता लगाने के लिए एक विस्तृत कम्युनिटी सर्वे तैयार किया। साथ ही, एक वॉलंटियर ने अपने निजी खर्च से HiddenCreekSurvey.org नाम का खास URL भी खरीदा।

​

जब ग्रुप ने 16 सितंबर को अपनी अगली मीटिंग (फॉलो-अप मीटिंग) तय करने की कोशिश की, तो मैनेजमेंट ने बताया कि मौजूदा बोर्ड प्रेसिडेंट ने कहा था कि मीटिंग को "बोर्ड की मंज़ूरी नहीं मिली है" और मीटिंग की तारीख से पहले क्लबहाउस के इस्तेमाल की इजाज़त नहीं दी गई थी। इसके बजाय, ग्रुप ने ज़ूम पर मीटिंग की, सर्वे के ड्राफ्ट की समीक्षा की और अगली BOD मीटिंग में अपनी प्रगति की रिपोर्ट देने की तैयारी की।

​

उस BOD मीटिंग में, एक घर के मालिक ने एक्सप्लोरेटरी कमेटी की प्रगति और क्लबहाउस के इस्तेमाल की इजाज़त पाने में आ रही दिक्कतों के बारे में बताया। मौजूदा बोर्ड प्रेसिडेंट ने कहा कि उन्हें इन मीटिंग्स में "कोई दिलचस्पी नहीं है" और शक जताया कि बोर्ड के किसी अन्य सदस्य को भी इसमें दिलचस्पी होगी। उन्होंने शामिल होने वाले घर के मालिकों को "मनमानी करने वाला" (rogue) ग्रुप कहा और दावा किया कि 2 सितंबर की मीटिंग में किसी ने भी वॉलंटियर बनने की पेशकश नहीं की थी—जबकि उस मीटिंग के दौरान एक घर के मालिक ने साफ़ तौर पर कहा था कि वे पहले ही वॉलंटियर बनने के लिए तैयार हो चुके हैं।

​

हमारा मानना ​​है कि यह जुलाई में दिखाए गए समर्थन से एक चिंताजनक बदलाव है और सक्रिय रूप से शामिल होने की कोशिश कर रहे घर के मालिकों के प्रति बेवजह दुश्मनी भरा रवैया है। जो निवासी अपना समय और विशेषज्ञता वॉलंटियर के तौर पर देने को तैयार हैं, उन्हें प्रोत्साहित किया जाना चाहिए, न कि हतोत्साहित। हमारा मानना ​​है कि बोर्ड को सक्रिय रूप से काम करने वाली कमेटियों का स्वागत करना चाहिए, भागीदारी के लिए एक स्पष्ट प्रक्रिया बनानी चाहिए और घर के मालिकों के लिए 'हिडन क्रीक' को बेहतर बनाने में अपना समय और विशेषज्ञता देने को आसान बनाना चाहिए।