Đã đến lúc cần thay đổi ban lãnh đạo HOA của chúng ta.

Chính sách, phí và kế hoạch triển khai thẻ FOB mới

Hệ thống thẻ từ (key-fob) mới đã làm nảy sinh những lo ngại về chi phí, sự thuận tiện và tính minh bạch. Theo quy trình hiện tại, mỗi hộ gia đình chỉ được cấp một thẻ, thẻ được gửi qua dịch vụ thư bảo đảm, và chủ nhà có thể phải chịu mức phí thay thế hoặc phí gửi lại rất cao cùng thời gian xử lý lên tới 90 ngày. Hiện chưa có phương án nào cho phép nhận thẻ trực tiếp tại khu dân cư một cách an toàn.

​

Khi một chủ nhà báo cáo rằng họ chưa nhận được thẻ từ ban đầu và yêu cầu gửi lại, họ bị yêu cầu đóng khoản phí gửi lại là 30 đô la. Tuy nhiên, khi có thắc mắc về cơ sở tính phí cũng như chính sách quy định khoản phí này, các câu hỏi đó đã không được giải đáp.

​

Sau khi Ban Quản trị nhiều lần được yêu cầu chỉ rõ cơ sở pháp lý cho khoản phí thẻ từ, họ đã không cung cấp thông tin này cho chủ nhà. Thay vào đó, Ban Quản trị sau đó đã thông qua một bản sửa đổi quy định về thẻ từ để chính thức hóa cơ cấu phí. Diễn biến này làm nảy sinh một vấn đề đáng quan ngại: thay vì chỉ ra cơ sở pháp lý cho khoản phí đã được áp dụng từ trước, dường như Ban Quản trị đã thực hiện các bước bổ sung để hợp thức hóa chính sách sau khi thẩm quyền thu phí bị chất vấn. Hành động này có thể bị coi là nỗ lực hợp thức hóa hồi tố (hoặc phê chuẩn sau sự việc) đối với cơ cấu phí đã áp dụng trước đó.

​

Phản hồi của Chủ tịch Ban Quản trị hiện tại đối với các thắc mắc về phí, dịch vụ thư bảo đảm và việc gửi thẻ mới hoặc thẻ thay thế bao gồm những nội dung sau:

​

“Không, tôi không nghĩ đến việc gọi cho bạn khi thư bảo đảm không có người nhận. Nếu bạn thay đổi ý định về khoản phí này thì bạn đã có thông tin liên lạc của tôi rồi đấy.”

​

“Phí thay thế thẻ là 100 đô la và phí gửi lại qua thư bảo đảm là 30 đô la. Quy trình này mất khoảng 90 ngày. Hãy cho tôi biết nếu bạn muốn tôi bắt đầu quy trình.”

​

“Không, tôi sẽ không gửi sớm đâu.”

​

Chúng tôi tin rằng việc tiếp cận các tiện ích chung của khu dân cư cần được thực hiện thông qua một quy trình hợp lý và minh bạch—với các mức phí được quy định rõ ràng, các phương thức giao hoặc nhận thẻ thiết thực, và sự phản hồi kịp thời khi chủ nhà thắc mắc về cơ sở của một khoản phí. Hơn nữa, quy trình thay thế thẻ không nên kéo dài tới 90 ngày, vì điều này thực chất đồng nghĩa với việc tước quyền sử dụng các tiện ích chung của khu dân cư trong suốt cả một mùa.

Kiểm soát tập trung & Sự chậm trễ trong cung cấp dịch vụ

Kể từ khi dịch vụ quản lý tại chỗ bị cắt giảm, Chủ tịch Ban Quản trị hiện tại đã ngày càng can thiệp sâu vào các công việc vận hành thường nhật của cộng đồng, dường như trở thành đầu mối liên hệ chính cho nhiều yêu cầu mang tính thủ tục.

Các vấn đề thường nhật—bao gồm các vấn đề về thẻ từ ra vào, việc sử dụng và cho thuê nhà sinh hoạt cộng đồng, cũng như các yêu cầu khác từ cư dân—thường được bộ phận quản lý chuyển cho Chủ tịch Ban Quản trị phê duyệt thay vì tự giải quyết trực tiếp. Đồng thời, cư dân cũng phản ánh tình trạng không nhận được phản hồi, phải liên hệ nhiều lần và gặp sự chậm trễ đối với những vấn đề cần sự tham gia của bà.

Tình trạng này tạo ra một nút thắt không cần thiết. Chúng tôi cho rằng cần có sự phân định rõ ràng giữa trách nhiệm quản trị và giám sát của Ban Quản trị với vai trò điều hành hành chính hàng ngày của bộ phận quản lý. Đơn vị quản lý chuyên nghiệp cần được trao quyền để thực thi hiệu quả các chính sách do Ban Quản trị đề ra.

Việc không giải quyết thỏa đáng các mối quan ngại của chủ nhà

Chủ sở hữu nhà cần có quyền nêu lên những vấn đề chính đáng, nhận được phản hồi kịp thời, tôn trọng và nắm bắt được các biện pháp đang được thực hiện để giải quyết những vấn đề đó. Nhiều cư dân đã bày tỏ sự bức xúc về cách thức giải quyết các câu hỏi và thắc mắc của họ.

​

Cư dân phản ánh tình trạng email và các yêu cầu không được hồi đáp, sự chậm trễ kéo dài và việc phải liên tục đôn đốc, nhắc nhở nhiều lần. Một số người cho biết thái độ phản hồi mang tính qua loa hoặc thiếu tôn trọng, khiến họ cảm thấy những vấn đề mình nêu ra không được coi trọng đúng mức.

​

Những vấn đề tương tự cũng nảy sinh trong các cuộc họp của Ban Quản trị (BOD). Cư dân nêu ý kiến ​​trong các cuộc họp trực tuyến qua Zoom cho biết họ bị tắt mic hoặc bị ngăn cản không cho tiếp tục trình bày. Mặc dù các quy định họp hành hợp lý là cần thiết, nhưng chủ sở hữu nhà vẫn cần có cơ hội thực sự để tiếng nói của mình được lắng nghe.

​

Các vấn đề do chủ sở hữu nhà nêu ra cũng không được ghi nhận đầy đủ và nhất quán trong biên bản họp của Ban Quản trị, ngay cả khi cư dân đã yêu cầu ghi lại các ý kiến ​​đó. Nếu thiếu đi những ghi chép cụ thể về các vấn đề quan trọng, các cam kết xử lý tiếp theo hay các hành động thực tế đã được thực hiện, chủ sở hữu nhà sẽ rất khó xác định liệu vấn đề đó đã được giải quyết hay chỉ đơn thuần bị bỏ qua sau cuộc họp.

​

Chúng tôi cũng mong muốn khôi phục hình thức họp kết hợp (trực tiếp và trực tuyến) cho Ban Quản trị, qua đó tạo điều kiện để chủ sở hữu nhà có thể lựa chọn tham gia trực tiếp hoặc từ xa, đồng thời mở ra nhiều cơ hội hơn để các cư dân tương tác trực tiếp với Ban Quản trị cũng như với nhau.

Quy trình thẩm định nhà cung cấp và đấu thầu

Các chủ sở hữu nhà đã tin tưởng giao phó nguồn quỹ cộng đồng đáng kể cho Ban Quản trị; do đó, chúng tôi cho rằng các hợp đồng dịch vụ lớn cần được trao thông qua quy trình minh bạch và có tính cạnh tranh, nhằm đạt được sự kết hợp tối ưu giữa các yếu tố: giá cả, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ.

Chủ tịch đương nhiệm của Ban Quản trị từng tuyên bố rằng Hiệp hội Chủ sở hữu Nhà (HOA) "không bắt buộc" phải lấy nhiều báo giá trước khi chọn nhà cung cấp dịch vụ. Dù quy định pháp lý có bắt buộc việc lấy nhiều báo giá trong mọi trường hợp hay không, chúng tôi vẫn tin rằng đấu thầu cạnh tranh nên là quy trình chuẩn mực bất cứ khi nào điều kiện thực tế cho phép.

Cư dân cũng đã đặt câu hỏi về việc Ban Quản trị lựa chọn một số nhà thầu nhất định, chẳng hạn như công ty Western Underground Utilities cho các dịch vụ cảnh quan và dọn tuyết. Những lo ngại xoay quanh kinh nghiệm và lịch sử hoạt động của công ty này, cũng như các thắc mắc về việc liệu họ có sở hữu đầy đủ giấy phép cần thiết để thực hiện công việc hay không.

Khi nảy sinh những vấn đề như vậy, các chủ sở hữu nhà có quyền được cung cấp tài liệu và nhận câu trả lời rõ ràng về năng lực của các công ty đang được chi trả bằng nguồn quỹ của Hiệp hội.

MẤT HỖ TRỢ TẠI CHỖ

Dưới sự lãnh đạo của Ban Quản trị hiện tại, vị trí quản lý làm việc trực tiếp tại khu dân cư đã bị cắt bỏ, khiến các chủ sở hữu nhà mất đi sự hiện diện chuyên nghiệp và ổn định vốn có trước đây trong cộng đồng. Chủ tịch Ban Quản trị hiện tại đã tuyên bố rằng bà sẽ “không bao giờ” ủng hộ việc khôi phục vị trí quản lý tại chỗ—ngay cả ở hình thức bán thời gian.

Kể từ khi vị trí này bị loại bỏ, cư dân ghi nhận tình trạng vi phạm các quy định chung gia tăng, đồng thời diện mạo và công tác bảo trì khu dân cư cũng xuống cấp.

Đồng thời, trách nhiệm phát hiện vấn đề, ghi nhận vi phạm, chụp ảnh và báo cáo các sự việc liên quan đến chính hàng xóm của mình ngày càng bị dồn lên vai các chủ sở hữu nhà. Ngay cả khi cư dân đã bỏ thời gian thực hiện những việc này, họ vẫn cảm thấy bức xúc về khâu xử lý tiếp theo và việc thực thi quy định.

Các chủ sở hữu nhà không nên phải đóng vai trò giám sát hay “cảnh sát” đối với hàng xóm chỉ để duy trì các tiêu chuẩn cộng đồng cơ bản. Chúng tôi tin rằng đơn vị quản lý chuyên nghiệp cần đóng vai trò tích cực hơn trong việc phát hiện và giải quyết các vấn đề này một cách khách quan và nhất quán.

Sự bình đẳng về dịch vụ và đại diện

Cư dân đã bày tỏ lo ngại rằng việc đầu tư, cung cấp dịch vụ và công tác bảo trì tại khu Hidden Creek không được thực hiện đồng bộ.

​

Các chủ sở hữu căn hộ cũng lo ngại về việc nhận được ít dịch vụ do Hiệp hội Chủ sở hữu Nhà (HOA) chi trả hơn, mặc dù họ vẫn phải đóng các khoản phí HOA tương đương với các chủ sở hữu nhà ở khác. Trước đây, các dịch vụ chăm sóc cảnh quan và dọn tuyết cho khu vực chung đều do HOA đảm nhiệm; tuy nhiên, các khu vực được HOA phân loại là "liên quan đến căn hộ" (condo-related) hiện đã bị loại khỏi phạm vi các dịch vụ này. Hệ quả là Hiệp hội Chủ sở hữu Căn hộ (COA) phải tự tổ chức và chi trả cho các dịch vụ vốn từng do HOA cung cấp, làm phát sinh thêm chi phí và trách nhiệm cho các chủ sở hữu căn hộ – những người vốn đã phải đóng phí cho cả hai hiệp hội.

​

Những vấn đề này đặt ra một câu hỏi lớn hơn: Liệu các nguồn lực, dịch vụ và sự quan tâm của HOA có đang được phân bổ công bằng trên toàn bộ cộng đồng Hidden Creek hay không?

​

Chúng tôi tin rằng mọi phân khu (Land Bay) và loại hình nhà ở đều cần được đại diện một cách bình đẳng. Việc phân bổ nguồn lực cộng đồng cần được ưu tiên dựa trên các nhu cầu thực tế khách quan, ngân sách hiện có, kế hoạch dài hạn và quy trình ra quyết định minh bạch.

Thay đổi quyết định về các ủy ban chủ sở hữu nhà

Tại cuộc họp Hội đồng Quản trị (HĐQT) tháng 7, các chủ sở hữu nhà đã đề xuất việc tái kích hoạt các Ủy ban/Tiểu ban của Hiệp hội Chủ sở hữu Nhà (HOA). Chủ tịch HĐQT đương nhiệm, cùng với Phó Chủ tịch, ban đầu đã bày tỏ sự ủng hộ đối với ý tưởng này và cho biết nhà sinh hoạt cộng đồng (clubhouse) có thể được sử dụng cho mục đích đó.

​

Vào ngày 2 tháng 9, các chủ sở hữu nhà đã tổ chức cuộc họp đầu tiên của Ủy ban Khảo sát (Exploratory Committee) tại nhà sinh hoạt cộng đồng, với khoảng 14 cư dân tham dự trực tiếp và một số người khác tham gia qua Zoom. Chủ tịch HĐQT đương nhiệm cũng có mặt. Mặc dù cuộc họp nhằm mục đích xác định các ưu tiên và xây dựng khung kế hoạch cho sự tham gia của tình nguyện viên, Chủ tịch HĐQT đương nhiệm lại tỏ ra không hài lòng vì các phân công nhiệm vụ cụ thể cho tình nguyện viên vẫn chưa được thiết lập. Khi một chủ sở hữu nhà lên tiếng rằng họ đã tình nguyện tham gia, một số người tham dự cho rằng phản ứng của Chủ tịch HĐQT đương nhiệm mang thái độ coi thường và chế giễu.

​

Tuy nhiên, các chủ sở hữu nhà tham gia vẫn tiếp tục triển khai công việc; họ đã xây dựng một bản khảo sát cộng đồng toàn diện để nắm bắt những mối quan tâm, ưu tiên và nguyện vọng tham gia tình nguyện của cư dân, đồng thời tự bỏ kinh phí cá nhân để mua tên miền chuyên dụng HiddenCreekSurvey.org.

​

Khi nhóm cố gắng lên lịch cho cuộc họp tiếp theo vào ngày 16 tháng 9, Ban Quản lý thông báo rằng Chủ tịch HĐQT đương nhiệm cho biết cuộc họp này "không được HĐQT chấp thuận" và việc sử dụng nhà sinh hoạt cộng đồng chưa được phê duyệt cho ngày họp đó. Thay vào đó, nhóm đã họp qua Zoom, xem xét bản dự thảo khảo sát và chuẩn bị báo cáo tiến độ tại cuộc họp HĐQT kế tiếp.

​

Tại cuộc họp HĐQT đó, một chủ sở hữu nhà đã báo cáo về tiến độ của Ủy ban Khảo sát cũng như những khó khăn trong việc tiếp cận nhà sinh hoạt cộng đồng. Chủ tịch HĐQT đương nhiệm tuyên bố bà "không quan tâm" đến các cuộc họp này, bày tỏ sự nghi ngờ về việc liệu có thành viên HĐQT nào khác quan tâm hay không, gọi nhóm chủ sở hữu nhà tham gia là một nhóm "tự phát/không chính thống" (rogue group), và khẳng định rằng không có ai tình nguyện tại cuộc họp ngày 2 tháng 9—bất chấp việc một chủ sở hữu nhà đã nói rõ trong cuộc họp đó rằng họ đã tình nguyện tham gia.

​

Chúng tôi cho rằng điều này thể hiện một sự thay đổi đáng lo ngại so với thái độ ủng hộ được bày tỏ vào tháng 7, cũng như cho thấy cách tiếp cận mang tính đối đầu không cần thiết đối với những chủ sở hữu nhà đang tích cực nỗ lực tham gia vào các hoạt động chung. Những cư dân sẵn sàng đóng góp thời gian và chuyên môn của mình cần được khuyến khích, chứ không phải bị ngăn cản hay nản lòng. Chúng tôi tin rằng Ban Quản trị nên tích cực hoan nghênh các ủy ban hoạt động hiệu quả, thiết lập quy trình tham gia rõ ràng và tạo điều kiện thuận lợi để cư dân đóng góp thời gian cũng như chuyên môn nhằm cải thiện Hidden Creek.