이제 HOA(주택소유자협회) 지도부를 교체해야 할 때입니다.

새로운 FOB 정책, 수수료 및 도입 계획

새로운 키 팝(key-fob) 시스템은 비용, 편의성 및 투명성 측면에서 우려를 낳고 있습니다. 현재 절차에 따르면 각 가정에 지급되는 팝은 하나로 제한되며, 등기 우편으로만 발송됩니다. 또한 소유주는 상당한 금액의 교체 또는 재발송 수수료를 부담해야 할 수 있고, 처리 기간도 90일이나 소요됩니다. 안전한 현장 수령 옵션은 전혀 제공되지 않고 있습니다.

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한 소유주가 최초 발송된 팝을 수령하지 못해 재발송을 요청했을 때, 30달러의 재발송 수수료가 부과되었습니다. 해당 수수료의 근거와 이를 승인하는 규정에 대해 질의했으나, 이에 대한 답변은 이루어지지 않았습니다.

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이사회에 팝 수수료의 근거가 되는 규정을 밝혀달라는 요청이 반복되었음에도 불구하고, 이사회는 소유주에게 해당 근거를 제시하지 않았습니다. 대신 이사회는 이후 수수료 체계를 공식화하는 내용의 '팝 관련 개정안'을 채택했습니다. 이러한 일련의 과정은 심각한 우려를 자아냅니다. 즉, 이사회는 이미 부과된 수수료의 근거를 제시하는 대신, 권한에 대한 이의가 제기된 후에야 정책을 공식화하는 조치를 취한 것으로 보입니다. 이는 기존 수수료 체계를 사후에 정당화하거나 소급하여 승인하려는 시도로 해석될 수 있습니다.

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수수료, 등기 우편, 그리고 신규 또는 교체용 팝 발송에 관한 문의에 대해 현 이사회 회장은 다음과 같이 답변했습니다.

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“아니요, 등기 우편이 반송되었을 때 귀하께 전화할 생각은 하지 못했습니다. 혹시 수수료에 대해 생각이 바뀌시면 제 연락처를 알고 계시니 연락 주십시오.”

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“카드 교체 비용은 100달러이고, 등기 우편 재발송 비용은 30달러입니다. 절차에는 약 90일이 소요됩니다. 진행을 원하시면 알려주십시오.”

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“아니요, 당장 발송하지는 않을 것입니다.”

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우리는 커뮤니티 편의 시설 이용이 합리적이고 투명한 절차를 통해 이루어져야 한다고 믿습니다. 여기에는 명확하게 확립된 수수료, 실용적인 수령 또는 배송 옵션, 그리고 소유주가 비용 청구 근거를 문의할 때 신속하게 답변하는 과정이 포함되어야 합니다. 나아가 교체 절차에 90일이나 소요되어서는 안 됩니다. 이는 사실상 한 계절 내내 커뮤니티 편의 시설을 이용하지 못하게 하는 것이나 다름없기 때문입니다.

중앙 집중식 제어 및 서비스 지연

현장 관리 인력이 철수함에 따라, 현재 이사회 회장이 일상적인 단지 운영 업무에 깊이 관여하게 되었으며, 사실상 각종 일상적 요청 사항의 주된 소통 창구 역할을 하고 있는 것으로 보입니다.

출입용 키(key-fob) 관련 문제, 클럽하우스 사용 및 대관, 기타 입주민 요청 사항 등 일상적인 업무들이 관리 주체를 통해 직접 처리되지 않고 승인을 위해 이사회 회장에게 전달되고 있습니다. 이로 인해 입주민들 사이에서는 회장의 관여가 필요한 사안에 대해 연락을 해도 답변을 받지 못하거나, 거듭 확인을 요청해야 하거나, 처리가 지연된다는 불만이 제기되고 있습니다.

이는 불필요한 업무 병목 현상을 초래하고 있습니다. 우리는 이사회의 의사 결정 및 감독 책임과 관리 주체의 일상적 행정 업무 역할이 명확히 구분되어야 한다고 생각합니다. 전문 관리 주체에게 권한을 부여하여 이사회가 수립한 정책을 효율적으로 집행할 수 있도록 해야 합니다.

주택 소유자의 우려 사항을 적절히 해결하지 못함

주택 소유주는 정당한 우려 사항을 제기하고, 이에 대해 신속하고 정중한 답변을 받으며, 문제를 해결하기 위해 어떤 조치가 취해지고 있는지 파악할 수 있어야 합니다. 많은 주민이 자신들의 질문과 우려 사항이 처리되는 방식에 대해 불만을 표해 왔습니다.

주택 소유주들은 이메일이나 요청에 대한 무응답, 과도한 지연, 그리고 반복적인 후속 확인이 필요한 상황 등을 겪었다고 전했습니다. 일부 주민은 답변 태도가 무시하는 듯하거나 무례하게 느껴져, 자신들의 우려 사항이 진지하게 다뤄지지 않고 있다는 인상을 받았다고 말합니다.

이사회(BOD) 회의 중에도 유사한 문제가 제기되었습니다. Zoom 회의에서 문제를 제기하던 주민들이 음소거를 당하거나 발언을 이어가지 못하게 제지당하는 사례도 있었습니다. 합리적인 회의 절차도 중요하지만, 주택 소유주에게는 자신의 의견을 충분히 개진할 수 있는 의미 있는 기회가 보장되어야 합니다.

주택 소유주가 제기한 문제는 주민들의 기록 요청에도 불구하고 이사회 회의록에 일관되게 반영되지 않는 경우가 많습니다. 중요한 우려 사항이나 약속된 후속 조치, 그리고 그에 따른 실행 내용에 대한 의미 있는 기록이 없다면, 주택 소유주는 해당 문제가 실제로 해결되었는지 아니면 회의 후 흐지부지 사라져 버렸는지 확인하기 어렵습니다.

또한, 우리는 주택 소유주가 대면 또는 온라인(화상) 방식으로 참여할 수 있는 '하이브리드' 이사회 회의를 다시 도입하고자 합니다. 이를 통해 이웃 주민들이 이사회 및 다른 주민들과 직접 소통할 수 있는 기회를 더욱 확대할 수 있을 것입니다.

공급업체 검증 및 입찰 절차

주택 소유주들은 입주민 공동 자금을 이사회에 위임하고 있습니다. 따라서 우리는 가격, 자격 요건, 경험, 서비스 품질 면에서 최적의 조건을 확보할 수 있도록, 주요 서비스 계약이 투명하고 경쟁적인 절차를 통해 체결되어야 한다고 믿습니다.

현 이사회 회장은 업체 선정 시 반드시 여러 곳의 입찰을 받을 필요는 없다고 언급한 바 있습니다. 모든 상황에서 복수 입찰이 법적 의무인지 여부를 떠나, 우리는 합리적으로 가능한 경우라면 언제나 경쟁 입찰을 거치는 것이 마땅한 관행이어야 한다고 생각합니다.

또한 주민들은 조경 및 제설 작업을 맡은 'Western Underground Utilities'를 포함하여 이사회가 선정한 특정 업체들에 대해 의문을 제기해 왔습니다. 여기에는 해당 업체의 경험과 사업 이력에 대한 우려뿐만 아니라, 업무 수행에 필요한 모든 면허를 보유하고 있는지에 대한 의구심도 포함됩니다.

이러한 의문이 제기될 때, 주택 소유주들은 입주민 공동 자금으로 비용을 지불하는 업체의 자격 요건에 관한 관련 자료와 명확한 답변을 들을 권리가 있습니다.

현장 지원 중단

현 이사회 체제 하에서 상주 관리자 직책이 폐지됨에 따라, 입주민들은 기존에 누리던 전문적인 상주 관리 서비스를 더 이상 받지 못하게 되었습니다. 현 이사회 회장은 파트타임 형태라 하더라도 상주 관리 시스템을 다시 도입하는 일은 "절대" 없을 것이라고 밝힌 바 있습니다.

관리자 부재 이후, 단지 내 규정 위반 사례가 증가하고 주거 환경의 전반적인 외관 및 유지 관리 상태가 악화되었다는 주민들의 불만이 제기되고 있습니다.

이와 동시에 문제점을 파악하고, 위반 사항을 기록 및 촬영하며, 이웃 간의 문제를 직접 신고해야 하는 책임이 점차 입주민들에게 전가되고 있습니다. 주민들이 시간을 할애해 이러한 조치를 취하더라도, 이후의 후속 조치나 규정 집행 과정에서 미흡한 대응으로 인한 불만이 이어지고 있습니다.

기본적인 공동체 기준을 유지하기 위해 입주민이 직접 이웃을 감시해야 하는 상황은 바람직하지 않습니다. 우리는 전문 관리 주체가 이러한 문제를 객관적이고 일관되게 파악하고 해결하는 데 있어 더욱 적극적인 역할을 수행해야 한다고 믿습니다.

서비스 및 대표성의 평등

주민들은 히든 크릭(Hidden Creek) 단지 전체에 걸쳐 투자, 서비스 및 유지 관리가 일관되게 이루어지지 않고 있다는 우려를 제기해 왔습니다.

콘도 소유주들은 다른 주택 소유주들과 동일한 HOA 회비를 납부함에도 불구하고 HOA에서 지원하는 서비스가 줄어들었다는 점에 대해서도 우려를 표명했습니다. 이전에는 공용 구역의 조경 및 제설 서비스가 HOA를 통해 제공되었지만, HOA에서 콘도 관련 서비스로 간주하는 구역은 서비스 대상에서 제외되었습니다. 그 결과, 콘도미니엄 관리 협회(COA)는 기존에 HOA에서 제공하던 서비스를 별도로 관리하고 자금을 조달해야 했으며, 이는 이미 두 협회 모두에 회비를 납부하고 있는 콘도 소유주들에게 추가적인 비용과 부담을 안겨주었습니다.

이러한 우려는 더 나아가 다음과 같은 근본적인 질문을 제기합니다. HOA의 자원, 서비스 및 관심이 히든 크릭 커뮤니티 전체에 공정하게 분배되고 있는가?

저희는 모든 토지 구획(Land Bay)과 주택 유형이 동등하게 대우받아야 한다고 생각합니다. 커뮤니티 자원은 객관적인 필요, 가용 자금, 장기 계획 및 투명한 의사 결정을 바탕으로 우선순위가 정해져야 합니다.

주택 소유자 위원회 관련 입장 번복

지난 7월 이사회(BOD) 회의에서 입주민들은 HOA(주택소유자협회) 산하 위원회 및 소위원회를 재가동하는 방안에 대해 문의했습니다. 당시 현직 이사회 회장과 부회장은 이 제안에 대해 긍정적인 반응을 보였으며, 해당 활동을 위해 클럽하우스를 사용할 수 있다는 의사를 밝혔습니다.

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9월 2일, 입주민들은 클럽하우스에서 첫 '검토 위원회(Exploratory Committee)' 회의를 개최했습니다. 이 자리에는 약 14명의 주민이 직접 참석했고, 다수의 주민이 Zoom을 통해 참여했으며 현직 이사회 회장도 참석했습니다. 당초 이 회의는 우선순위를 파악하고 자원봉사 참여를 위한 기본 틀을 마련하기 위해 기획되었으나, 현직 이사회 회장은 구체적인 자원봉사 업무 배정이 아직 이루어지지 않았다는 점을 들어 불만을 표출했습니다. 한 입주민이 이미 자원봉사를 하겠다고 나섰음을 밝혔을 때, 회장의 반응은 무시하는 듯하고 조롱 섞인 태도였다고 다수의 참석자가 느꼈습니다.

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그럼에도 불구하고 참여 입주민들은 활동을 이어갔습니다. 이들은 주민들의 우려 사항, 우선순위, 자원봉사 참여 의사 등을 파악하기 위한 포괄적인 커뮤니티 설문조사를 기획했고, 한 자원봉사자의 사비로 'HiddenCreekSurvey.org'라는 전용 웹사이트 주소를 구입했습니다.

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이 모임이 9월 16일 후속 회의 일정을 잡으려 했을 때, 관리 사무소 측은 현직 이사회 회장이 해당 회의를 "이사회의 승인을 받지 않은 모임"으로 간주하고 있어 회의 당일까지 클럽하우스 사용을 승인하지 않았다고 전했습니다. 이에 모임은 Zoom을 통해 회의를 진행하며 설문조사 초안을 검토했고, 다음 이사회 회의에서 진행 상황을 보고할 준비를 마쳤습니다.

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해당 이사회 회의에서 한 입주민이 검토 위원회의 진행 상황과 클럽하우스 사용 승인을 얻는 데 겪었던 어려움에 대해 보고했습니다. 이에 대해 현직 이사회 회장은 이러한 회의에 "관심이 없다"고 말하고 다른 이사들도 관심이 없을 것이라고 주장했습니다. 또한 참여 입주민들을 "독단적인(rogue)" 집단이라고 칭했으며, 9월 2일 회의 당시 한 입주민이 이미 자원봉사 의사를 밝혔음에도 불구하고 아무도 자원봉사에 나서지 않았다고 주장했습니다.

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우리는 이러한 태도가 지난 7월에 보였던 지지 입장과는 대조적인 우려스러운 변화이며, 적극적으로 참여하려는 입주민들을 불필요하게 적대시하는 처사라고 생각합니다. 자신의 시간과 전문 지식을 기꺼이 제공하려는 주민들은 격려받아야 마땅하며, 결코 좌절감을 느끼게 해서는 안 될 것입니다. 우리는 이사회가 원활하게 운영되는 위원회를 적극적으로 환영하고, 참여를 위한 명확한 절차를 수립하며, 주택 소유자들이 히든 크릭(Hidden Creek)의 발전을 위해 자신의 시간과 전문 지식을 기여할 수 있도록 여건을 조성해야 한다고 믿습니다.