Es hora de un cambio en el liderazgo de nuestra asociación de propietarios.

Nueva política, tarifas e implementación de llaveros de acceso

El nuevo sistema de llaves electrónicas (fobs) ha suscitado inquietudes en cuanto a costos, conveniencia y transparencia. Bajo el procedimiento actual, cada vivienda está limitada a una sola llave; estas se envían por correo certificado y los propietarios pueden enfrentarse a tarifas elevadas por reemplazo o reenvío, además de un plazo de tramitación de 90 días. No se ha ofrecido ninguna opción segura para recoger la llave en las instalaciones.

​

Cuando un propietario informó que no había recibido la llave inicial y solicitó su reenvío, se le exigió el pago de una tarifa de 30 dólares. Las preguntas planteadas sobre el fundamento de dicha tarifa y la normativa que la autorizaba quedaron sin respuesta.

​

A pesar de las reiteradas solicitudes para que la Junta Directiva indicara la base legal o normativa que respaldaba la tarifa de la llave, esta no proporcionó dicha información al propietario. En su lugar, la Junta aprobó posteriormente una enmienda formalizando la estructura de tarifas. Esta secuencia plantea una preocupación importante: en lugar de señalar la autoridad bajo la cual ya se había impuesto la tarifa, parece que la Junta tomó medidas posteriores para formalizar la política una vez que su autoridad fue cuestionada. Esto podría interpretarse como un intento de ratificación *post hoc* o retroactiva de la estructura de tarifas anterior.

​

Las respuestas del actual presidente de la Junta a las consultas sobre las tarifas, el envío por correo certificado y la entrega de llaves nuevas o de reemplazo incluyeron las siguientes declaraciones:

​

“No, no se me ocurrió llamarle cuando el envío certificado fue devuelto por no haber sido reclamado. Si cambia de opinión respecto a la tarifa, ya tiene mis datos de contacto”.

​

“El costo es de 100 dólares por reemplazar la tarjeta y 30 dólares por reenviarla por correo certificado. El proceso tarda unos 90 días. Avíseme si debo iniciar el trámite”.

​

“No, no la enviaré pronto”.

​

Consideramos que el acceso a las instalaciones comunitarias debe gestionarse mediante un proceso razonable y transparente, que incluya tarifas claramente establecidas, opciones prácticas de entrega o recogida y respuestas rápidas cuando los propietarios cuestionen el fundamento de un cargo. Asimismo, un proceso de reemplazo no debería demorar 90 días, ya que ello equivale, en la práctica, a negar el acceso a las instalaciones comunitarias durante toda una temporada.

Control centralizado y retrasos en la prestación de servicios

Desde que se eliminó la administración *in situ*, la actual presidenta de la Junta Directiva se ha involucrado cada vez más en los asuntos cotidianos de la comunidad, actuando aparentemente como el punto de contacto *de facto* para muchas solicitudes rutinarias.

La administración ha estado remitiendo a la presidenta de la Junta cuestiones rutinarias —tales como problemas con los llaveros de acceso, el uso y alquiler de la casa club y otras solicitudes de los propietarios— para su aprobación, en lugar de gestionarlas directamente. Paralelamente, los propietarios han reportado falta de respuesta a sus comunicaciones, la necesidad de insistir reiteradamente y retrasos en asuntos que requieren la intervención de la presidenta.

Esto genera un cuello de botella innecesario. Consideramos que debe existir una clara separación entre las responsabilidades de gobierno y supervisión de la Junta Directiva y la función administrativa diaria de la administración. La administración profesional debería contar con la autoridad necesaria para ejecutar de manera eficiente las políticas establecidas por la Junta.

Falta de atención adecuada a las inquietudes de los propietarios de viviendas

Los propietarios deberían poder plantear inquietudes legítimas, recibir respuestas oportunas y respetuosas, y comprender qué medidas se están tomando para abordarlas. Muchos residentes han expresado su frustración por la forma en que se han gestionado sus preguntas e inquietudes.

​

Los propietarios han informado sobre correos electrónicos y solicitudes sin respuesta, largas demoras y la necesidad de insistir reiteradamente. Algunos residentes han descrito las respuestas recibidas como desdeñosas o irrespetuosas, lo que les hace sentir que sus inquietudes no se están tomando en serio.

​

Han surgido preocupaciones similares durante las reuniones de la Junta Directiva. Residentes que han planteado temas en reuniones por Zoom han señalado que se les ha silenciado o se les ha impedido continuar con sus comentarios. Si bien son necesarios procedimientos razonables para las reuniones, los propietarios deben contar con una oportunidad real de ser escuchados.

​

Asimismo, los asuntos planteados por los propietarios no siempre quedan reflejados en las actas de las reuniones de la Junta Directiva, incluso cuando los residentes han solicitado que se documenten sus inquietudes. Sin un registro adecuado de las preocupaciones importantes, del seguimiento prometido o de las acciones resultantes, a los propietarios les resulta difícil determinar si un asunto se abordó o si simplemente quedó en el olvido tras la reunión.

​

También deseamos restablecer las reuniones híbridas de la Junta Directiva, ofreciendo a los propietarios la opción de participar de forma presencial o virtual, y creando así más oportunidades para que los vecinos interactúen directamente con su Junta y entre ellos.

Proceso de evaluación y licitación de proveedores

Los propietarios confían a la Junta la gestión de fondos comunitarios importantes, y consideramos que los contratos de servicios de gran envergadura deben adjudicarse mediante un proceso transparente y competitivo, diseñado para obtener la mejor combinación de precio, cualificaciones, experiencia y servicio.

​

El actual presidente de la Junta ha declarado que la Asociación de Propietarios (HOA) "no está obligada" a solicitar múltiples presupuestos antes de seleccionar a un proveedor. Independientemente de si la obtención de varias ofertas es un requisito legal en todas las circunstancias, creemos que la licitación competitiva debería ser la norma siempre que sea razonablemente posible.

​

Los residentes también han cuestionado la elección de ciertos contratistas por parte de la Junta, incluida la empresa Western Underground Utilities para los servicios de paisajismo y retirada de nieve. Entre las inquietudes planteadas figuran la experiencia y el historial empresarial de la compañía, así como dudas sobre si contaba con todas las licencias necesarias para realizar el trabajo.

​

Cuando surgen dudas de este tipo, los propietarios tienen derecho a recibir documentación y respuestas claras sobre las cualificaciones de las empresas a las que se paga con fondos de la Asociación.

Pérdida de soporte in situ

Bajo la actual dirección de la Junta Directiva, se eliminó el puesto de administrador residente, y los propietarios perdieron la presencia profesional constante con la que contaban anteriormente en la comunidad. Desde entonces, la actual presidenta de la Junta ha declarado que "jamás" apoyará el regreso de un administrador en las instalaciones, ni siquiera a tiempo parcial.

​

Desde que se suprimió dicho puesto, los residentes han reportado un aumento en las infracciones a las normas comunitarias, así como un deterioro en el aspecto general y el mantenimiento del vecindario.

​

Paralelamente, ha recaído cada vez más sobre los propietarios la responsabilidad de identificar problemas, documentar infracciones, tomar fotografías y reportar situaciones que involucran a sus propios vecinos. Incluso cuando los residentes dedican tiempo a realizar estas gestiones, surgen frustraciones debido a la falta de seguimiento y a la insuficiente aplicación de las normas.

​

Los propietarios no deberían verse obligados a vigilar a sus vecinos para garantizar el cumplimiento de las normas básicas de la comunidad. Consideramos que la administración profesional debería desempeñar un papel más activo a la hora de identificar y abordar estas cuestiones de manera objetiva y coherente.

Igualdad de servicios y representación

Los residentes han expresado su preocupación por la falta de uniformidad en la inversión, los servicios y el mantenimiento en todo Hidden Creek.

​

Asimismo, los propietarios de condominios han manifestado su inquietud al recibir menos servicios financiados por la HOA, a pesar de seguir abonando las mismas cuotas que el resto de los propietarios. Anteriormente, la HOA se encargaba de los servicios de jardinería y retirada de nieve en las zonas comunes; sin embargo, las áreas que la HOA considera vinculadas a los condominios han quedado excluidas de dichas prestaciones. En consecuencia, la COA ha tenido que gestionar y financiar por separado servicios que antes cubría la HOA, lo que genera costes y responsabilidades adicionales para los propietarios de condominios, quienes ya pagan cuotas a ambas asociaciones.

​

Estas inquietudes plantean una cuestión más amplia: ¿se están distribuyendo de manera equitativa los recursos, los servicios y la atención de la HOA en toda la comunidad de Hidden Creek?

​

Consideramos que todas las zonas residenciales (*Land Bays*) y tipologías de vivienda deben estar representadas en igualdad de condiciones. La asignación de recursos comunitarios debe priorizarse en función de necesidades objetivas, fondos disponibles, planificación a largo plazo y una toma de decisiones transparente.

Cambio de postura sobre los comités de propietarios

​En la reunión de la Junta Directiva de julio, los propietarios preguntaron sobre la reactivación de los comités y subcomités de la asociación de propietarios (HOA). La actual presidenta de la Junta expresó inicialmente su apoyo a la idea, al igual que el actual vicepresidente, e indicó que la casa club podría utilizarse para este fin.

​

El 2 de septiembre, los propietarios celebraron la primera reunión del Comité Exploratorio en la casa club; asistieron presencialmente unos 14 residentes y varios más participaron a través de Zoom. La actual presidenta de la Junta estuvo presente. Aunque la reunión tenía como objetivo identificar prioridades y establecer un marco para la participación de voluntarios, la presidenta manifestó su frustración porque aún no se habían definido tareas específicas para ellos. Cuando un propietario declaró que ya se había ofrecido como voluntario, varios participantes calificaron la respuesta de la presidenta como despectiva y burlona.

​

No obstante, los propietarios participantes siguieron adelante: elaboraron una encuesta comunitaria exhaustiva para identificar las inquietudes, prioridades e interés de los residentes en el voluntariado, y adquirieron el dominio web específico HiddenCreekSurvey.org, costeado personalmente por uno de los voluntarios.

​

Cuando el grupo intentó programar su reunión de seguimiento para el 16 de septiembre, la administración informó que la presidenta de la Junta había indicado que la reunión "no estaba autorizada por la Junta" y que no se había aprobado el acceso a la casa club para la fecha prevista. En su lugar, el grupo se reunió por Zoom, revisó el borrador de la encuesta y se preparó para informar sobre sus avances en la siguiente reunión de la Junta Directiva.

​

En dicha reunión, un propietario informó sobre los progresos del Comité Exploratorio y las dificultades para acceder a la casa club. La presidenta de la Junta declaró que "no le interesaban" estas reuniones, expresó dudas de que a otros miembros de la Junta les interesaran, calificó a los propietarios participantes de grupo "rebelde" y afirmó que nadie se había ofrecido como voluntario en la reunión del 2 de septiembre, a pesar de que un propietario había declarado explícitamente durante esa misma reunión que ya se había ofrecido.

​

Consideramos que esto representa un cambio preocupante respecto al apoyo expresado en julio y refleja una actitud innecesariamente hostil hacia los propietarios que intentan participar activamente. Se debe fomentar, y no desalentar, a los residentes dispuestos a ofrecer su tiempo y experiencia. Creemos que la Junta Directiva debería fomentar activamente el funcionamiento de los comités, establecer un proceso claro de participación y facilitar que los propietarios aporten su tiempo y experiencia para mejorar Hidden Creek.